Un Sistema de Comunicaciones Unificadas proporciona entre otras cosas, información en tiempo real sobre el estado y la disponibilidad de las personas con las que se desea contactar y además permite tomar decisiones (automáticas o no) sobre los medios más adecuados para efectuar ese contacto.

Lo que el usuario ve es un conjunto de aplicaciones de escritorio, que nos muestran listas de contactos predefinidas con información sobre su disponibilidad, así como todas las comunicaciones que se quiera mantener con esa persona, en una sola bandeja de entrada (fax, e_mail, buzón de voz, sms, llamada, vídeollamada, chat...).

Los sistemas de Comunicaciones Unificadas, reúnen por tanto todos los medios de comunicación utilizados de forma que sean accesibles desde las aplicaciones en el PC y sean enviados a cualquier dispositivo, por ejemplo permiten que un mensaje de voz, un correo electrónico o un fax, sea enviado al teléfono fijo del usuario en cuestión, a su correo electrónico y a su dispositivo móvil. De esta manera se dispone de la información a través de cualquiera de los dispositivos o equipos utilizados por una persona. El hecho de poder manipular faxes, SMS o buzones de voz desde el correo electrónico e incorporar los mismos a procesos de workflow, nos permite optimizar los procesos de negocio de cualquier compañía.

Ni qué decir tiene que si con un simple "clic", podemos efectuar una vídeo llamada, compartir los documentos del escritorio o tener una reunión virtual con varios participantes en países diferentes, simplificaremos enormemente la vida de una gran cantidad de ejecutivos.

La capacidad de realizar todas estas operaciones desde el terminal de usuario que él (o su empresa) decida y en el lugar en el que le interese encontrarse en cada momento, es lo que nos permite garantizar que disponemos de una herramienta flexible que nos permite reducir los costes empresariales y abre las puertas al eterno concepto del Teletrabajo.

Eficacia

En la mayoría de las empresas suelen convivir varios sistemas de comunicaciones independientes, algunas veces integrados entre sí, otras, simplemente están para que cada uno realice su función. Esta suma de tecnologías generalmente provoca ineficacia, pérdidas de información y como consecuencia, pérdidas de tiempo. El no disponer de un sistema de Comunicaciones Unificadas se puede traducir en problemas que afecten directamente en la productividad.

Por supuesto, la utilización de todas estas tecnologías implica cambios en la manera de trabajar y estos cambios son más difíciles de entender a medida que aumenta la experiencia del trabador en las antiguas tecnologías, pero como todo cambio, mientras más tardemos en implantarlo, más dinero estaremos perdiendo. Hace veinte años, pocos utilizaban el correo electrónico, ahora no se concibe el trabajo sin él. Las Comunicaciones Unificadas serán dentro de algún tiempo una herramienta tan cotidiana como el correo y ya nadie hablará de ellas.

Ventajas

Hablar de las ventas de las Comunicaciones Unificadas es complicado cuando ya las tienes asimiladas como parte de tu trabajo y de tu vida, pues también ambos coexisten. Si mi hijo se pone malo, desde el teléfono móvil puedo enviar un pedido por fax esperando en la consulta del médico, o escuchar un buzón de voz que me hayan dejado en mi trabajo, así como ver quién está disponible para realizar unas gestiones. Por tanto, la rapidez con la que puedo gestionar mi trabajo estando fuera físicamente al final redunda en mi forma de trabajar y también en mi vida.

Ahorro de costes

Es difícil evaluar el ROI a corto plazo, pero podemos intentar cuantificar aspectos como la mejora de la productividad, ahorros en viajes, reducción de gastos telefónicos, reducción de costes de administración de sistemas, reuniones virtuales, reducción del tiempo de cierre de negocios mediante el tráfico fluido de documentación entre todos los participantes, estén o no en la empresa. Medir todos estos indicadores antes y después de la puesta en marcha de estos sistemas nos puede dar la respuesta a esta cuestión.

¿Facilidad de implantación?

Depende... Un sistema de Comunciaciones Unificadas se basa en la tecnología. La base para esta tecnología es un buen sistema de Telefonía (IP), unos buenos terminales con sistemas operativos actuales (PC's, portátiles, teléfonos...) y la elección de la solución adecuada de acuerdo a las necesidades de cada compañía. 

La mayoría de fabricantes de telefonía incorporan su sistema de Comunicaciones Unificadas (Cisco, Avaya)  y la tendencia es que los fabricantes principales de software también están creando sus propias soluciones (Microsoft OCS, Lotus -IBM-) .La sinergias entre todas estas  soluciones es posible, aunque la integración total de todas ellas es una labor de ingeniería que requiere amplios conocimientos en telefonía y sistemas.

Recientemente se está desarrollando mucho sobre software libre en el ámbito de las Comunicaciones Unificadas, aunque en cuanto hay algo en condiciones, aparecen los "grandes" y compran esta tecnología. Es el caso de Cisco con la Mensajería Unificada basada en Linux: Jabber.